Prefeitura de Cajamar

Secretaria Municipal de Administração

Secretaria Municipal de Administração, identificada pela sigla SMA, como órgão de perfil de suporte, está organizada da seguinte forma:

• Expediente;

• Departamento de Administração do Paço e Gestão Patrimonial, composto por:
  a) Divisão de Gestão Patrimonial e de Almoxarifado;
  b) Divisão de Administração do Paço.
  
• Departamento de Gestão da Frota, composto por:
  a) Divisão de Gestão de Frota;
  b) Divisão de Operação e Manutenção.

Compete à Secretaria Municipal de Administração:

• Promover a administração e manutenção do Paço Municipal e demais prédios públicos;
• Gerir a frota Municipal;
• Administrar os contratos de zeladoria dos equipamentos municipais;
• Administrar os serviços de copa e serviços gerais, bem como o almoxarifado do Município;
• Planejar, coordenar e executar as atividades de manutenção preventiva e corretiva dos bens patrimoniais da Prefeitura Municipal;
• Exercer outras atribuições correlatas e complementares em sua área de atuação.

Compete ao Expediente:

• Receber e registrar adequadamente os documentos oficiais, correspondências e processos administrativos, como ofícios, memorandos, petições, e-mails e outros documentos de interesse da Secretaria;
• Distribuir documentos registrados para os setores responsáveis dentre os departamentos e unidades da Secretaria, assegurando que as demandas sejam tratadas de maneira eficiente e tempestiva;
• Controlar prazos de resposta mantendo um sistema de controle para garantir que os documentos sejam processados dentro dos prazos estabelecidos, evitando atrasos e prejuízos à Administração Pública;
• Zelar pela integridade e confidencialidade assegurando a guarda dos documentos confidenciais, garantindo que informações sensíveis sejam acessadas apenas por pessoas autorizadas;
• Gerenciar a movimentação de servidores da Secretaria, incluindo nomeações, transferências, férias, licenças, ocorrências de ponto e outros aspectos da gestão de pessoal;
• Elaborar o planejamento orçamentário da Secretaria, assegurando que os recursos financeiros sejam alocados de acordo com as prioridades e as necessidades da gestão pública;
• Acompanhar a execução orçamentária da Secretaria, garantindo que as despesas sejam realizadas dentro dos limites e conforme as diretrizes estabelecidas;
• Gerenciar a manutenção predial e de infraestrutura, manutenção e conservação das unidades da Secretaria, incluindo reparos de equipamentos, instalações e sistemas, garantindo que as condições de trabalho sejam adequadas para os servidores e visitantes;
• Gerenciar os contratos da Secretaria assegurando que sejam cumpridos de acordo com as cláusulas contratuais;
• Gerenciar aditivos e prorrogações contratuais da Secretaria, garantindo a formalização adequada e o cumprimento das disposições legais e regulamentares;
• Realizar outras atividades afins.

Compete ao Departamento de Administração do Paço e Gestão Patrimonial:

• Coordenar as equipes de manutenção, atendimento e vigilância do Paço Municipal;
• Gerir os bens e o patrimônio físico do Município;
• Coordenar o processo de inventário anual do Município;
• Avaliar os custos e despesas decorrentes da manutenção e reposição do patrimônio do Município;
• Coordenar e supervisionar o registro de controle dos bens móveis e imóveis públicos de propriedade do Município;
• Efetuar o processo de depreciação de bens e imóveis públicos de propriedade do Município;
• Orientar o procedimento quanto ao recolhimento e baixa dos bens inservíveis;
• Prestar atendimento ao público que comparece ao Paço Municipal;
• Administrar e supervisionar o Almoxarifado Central;
• Administrar e supervisionar os contratos de zeladoria dos equipamentos municipais;
• Implementar programas e projetos, monitorar prazos e ações;
• Verificar os procedimentos, as normas e legislações aplicadas;
• Identificar não conformidades e propor adequadas medidas corretivas e preventivas; e
• Realizar outras atividades afins.

Compete à Divisão de Gestão Patrimonial e de Almoxarifado:

• Promover a gestão do patrimônio do Município;
• Efetuar e avaliar os custos e despesas decorrentes da manutenção e reposição do patrimônio do Município;
• Realizar o controle dos bens e do patrimônio físico do Município;
• Realizar o inventário anual do Município;
• Avaliar os custos e despesas decorrentes da manutenção e reposição do patrimônio do Município;
• Promover o registro e controle dos bens e imóveis públicos de propriedade do Município;
• Administrar e controlar o Almoxarifado, programando a reposição de estoque, o recebimento, o armazenamento, guarda e distribuição dos materiais que se acham estocados, bem como:
  a) elaborar termo de responsabilidade para retirada de material de consumo, quando for o caso;
  b) proceder o recebimento de material requisitado, conforme notas de empenho e respectivo pedido de fornecimento e comunicar às unidades o recebimento do material por elas requisitado;
  c) separar, selecionar e classificar o material recebido efetuando o lançamento nas respectivas fichas de estoque;
  d) proceder a devolução de material em desacordo com o pedido original.
• Realizar outras atividades afins.

Compete à Divisão de Administração do Paço:

• Promover a Administração do Paço Municipal;
• Formular procedimentos com intuito de oferecer uma melhor gestão do Paço Municipal;
• Identificar e controlar o acesso de munícipes e visitantes no Paço Municipal;
• Orientar, programar, implantar e fiscalizar equipamentos contra incêndio e normas de segurança em geral;
• Executar os serviços de zeladoria no Paço Municipal, atendendo ou encaminhando às unidades competentes, solicitações referentes a serviços de conservação e/ou de manutenção;
• Administrar a força de trabalho de limpeza, bem como planejar e controlar o uso de materiais e insumos;
• Gerir as equipes de manutenção, atendimento e vigilância do Paço Municipal;
• Operacionalizar os serviços de copa e serviços gerais, bem como o patrimônio mobiliário do Município;
• Receber, informar, instruir e encaminhar os processos e expedientes relativos à sua área de atuação;
• Realizar outras atividades afins.

Compete ao Departamento de Gestão da Frota:

• Planejar, estabelecer normas e adequar serviços de utilização de frota e de transporte interno da Secretaria e dos órgãos da Administração Municipal;
• Gerir e monitorar os contratos de frotas firmados pelo Município;
• Gerir a frota de veículos próprios e terceirizados disponíveis diariamente;
• Solicitar a troca de veículos alocados com o fornecedor sempre que necessário;
• Realizar a manutenção preventiva e corretiva dos veículos de propriedade da Prefeitura;
• Gerenciar, de forma coordenada, a frota de veículos disponíveis, a fim de otimizar os recursos e obter o melhor resultado na prestação dos serviços;
• Providenciar, sempre que necessário, o abastecimento dos veículos mantendo rigoroso controle dos custos;
• Supervisionar e controlar a gestão do serviço de agendamento social;
• Implementar programas e projetos, monitorar prazos e ações;
• Verificar os procedimentos, as normas e legislações aplicadas;
• Identificar não conformidades e propor adequadas medidas corretivas e preventivas; e
• Realizar outras atividades afins.

Compete à Divisão de Gestão de Frota:

• Gerir as equipes de motoristas, orientando-os no cumprimento de suas obrigações em relação às escalas e à conservação dos veículos da frota oficial;
• Promover a avaliação dos motoristas, assim como fiscalizar sua conduta em serviço;
• Controlar e administrar a frequência e o cumprimento das escalas dos motoristas em atuação;
• Controlar e armazenar de forma segura as informações acerca da frota disponível, bem como dos motoristas;
• Manter o controle da formação necessária dos motoristas e promoção da constante atualização dos profissionais para atendimento de normas do setor e necessárias para promover a segurança na prestação dos serviços;
• Realizar outras atividades afins.

Compete à Divisão de Operação e Manutenção:

• Realizar a manutenção preventiva e corretiva dos veículos de propriedade do Município;
• Providenciar a manutenção ou troca de peças, acessórios, acabamentos, assoalho dos veículos, lataria, motor, troca de pneus, rede elétrica automotiva, bancos e afins, sempre que necessário;
• Gerir os processos necessários para que a frota se encontre sempre em estado adequado para uso, incluindo o abastecimento e higienização dos veículos;
• Atentar para o estado de manutenção e conservação dos veículos, de forma a garantir a integridade dos passageiros transportados;
• Prestar contas dos custos diretos e indiretos relacionados à manutenção dos veículos;
• Manter controle atualizado das peças e equipamentos relacionados à manutenção dos veículos, inclusive e se necessário os em estoque;
• Realizar as solicitações e acompanhar o processo de compras de peças e equipamentos necessários à manutenção;
• Manter controle atualizado das avarias e necessidades de reparos e manutenções nos veículos terceirizados solicitando os ajustes e/ou substituição dos veículos;
• Promover sempre que necessário a atualização do quadro funcional da manutenção às novas técnicas e procedimentos afetos à área;
• Realizar outras atividades afins.

A estrutura organizacional da Secretaria Municipal de Administração é dividida em:

• Subsecretário
• Diretor de Departamento
• Chefe de Divisão
• Apoio Orçamentário
• Apoio de Gestão de Recursos Humanos
• Apoio Operacional